Handleiding: Gebruik Todoist

Het is belangrijk dat iedereen het op dezelfde manier gebruikt en goed wordt bijgehouden.
Paar basisregels:

  1. Check elke ochtend of er iets voor vandaag in staat.
  2. Check regelmatig of er taakjes open staan die je kan uitvoeren.
  3. Vink af wat er gedaan is of niet meer relevant is.
  4. Zet alle taakjes erin die we hebben. Zo vergeten we niks.
  5. Twijfel je of iets een notitie is? Zet het erin, liever teveel communicatie dan te weinig.

Gebruik van Todoist

  • Categorieën
    • Inbox: Taken die geen categorie hebben.
    • Vandaag: Taken met als deadline vandaag.
    • Aankomend: Lijstweergave met alle aankomende taken/notities met deadline.
    • Filters & Labels: Filters (gebruiken we niet), Labels (personen).
  • Voeg een taak, notities of vergaderpunt in het juiste project toe.
    Als je het echt niet weet kan je de ‘Inbox’ gebruiken.
  • Prioriteiten:
    • P1 (rood), moet zsm gedaan worden. Liefst vandaag.
    • P2 (geel), handig als het snel gedaan wordt.
    • P3 (blauw), doen als er tijd over is.
  • Deadline: je kan een datum instellen wanneer het taakje af moet zijn of de notitie relevant is.
    Voeg alleen een datum toe als een taak voor of op een bepaalde dag af moet zijn.
    Als het zo snel mogelijk moet, is een prioriteit voldoende.
    Bij notities is een deadline handig, omdat het dan pas naar boven komt in ‘Vandaag’ als die datum zich aandient.
    Ook worden notities gesorteerd op basis van datum.
  • Labels (personen): je kan een persoon toevoegen aan een taak of notitie, hier gebruik je labels voor.
    Als jij een notitie hebt geschreven bijvoorbeeld, of als jij een taak op je neemt.

Projecten

  • Notities
    Iets dat je collega op een andere moet weten kan je hierin zetten. Zeker handig voor het weekendteam dat doordeweeks niet weet wat er speelt.
    Bijvoorbeeld: Alle duozitters zijn kapot.
  • Planning
    Planning voor de komende maanden. Als je niet weet wat prioriteit heeft kun je hier kijken.
    Losse taakjes kunnen worden opgepakt door iemand die dat wil/kan doen.
    Elk taakje dat gedaan moet worden wordt in deze lijst gezet.
  • Winterklusjes
    Lijst voor werkzaamheden die Jeroen uitvoert.
    P1: mee bezig
    P2: kan Jeroen uitvoeren
    P3: Heeft Jeroen nog input/hulp/overleg voor nodig.
  • Vergadering
    Punten voor de vergadering.
  • Taakjes
    Losse taakjes die gedaan moeten worden.

Tips

Bij het aanmaken van een taak kan je slim gebruik maken van labels en deadlines.
Zo kan je ‘vandaag’ typen of ‘morgen’ om een deadline mee te geven.
‘8 december’ werkt ook. Tevens kan je terugkerende taken invoeren:
elke maandag, elke twee weken, eerste maandag vd maand etc.

Labels kan je toevoegen met @ dus @maros zorgt dat Maros op het label komt.
Prioriteiten kan je toevoegen met P1, P2, P3 en P4.